Posts By Kuba

Minimalismus v práci

Minimalismus se dá aplikovat i v práci, nebo podnikání a jeho přínosy jsou obrovské. Minimalismus se soustředí na to, co je důležité a to většina firem od svých zaměstnanců očekává. Stejně tak podnikatelé se musí soustředit na to, co je opravdu důležité, obvzláště pokud patří do čeledi volnonožců. Od začátku letošního roku jsem se dal na cestu pracovního minimalisty a zjistil jsem, že existuje 5 hlavních oblastí, na které se zaměřit:

1 Minimalistické pracovní prostředí

Prostředí – hlavně pracovní stůl – má přímou souvislost s timemanagementem. Víme, že člověk by měl najednou zpracovávat jen jeden úkol, protože na multitasking nebyl navržen. Dnešní prostředí nás ale do multitaskingu žene, vše má zdánlivě prioritu, chtějí se po nás stále lepší výkony.

První krok k minimalismu v práci je uvědomit si, že ten kdo určuje priority, jsme my sami.

Velmi často se necháme natlačit do priorit jiných lidí a nerespektujeme své potřeby. To vede k roztříštěnosti a nesouvislé práci. Výsledkem je, že nestíháme důležité úkoly, na stole máme haldu papírů a stále něco hledáme.

Vliv okolního prostředí je však větší než si myslíme. Stále vnímáme papíry kolem sebe, které nám připomínají nedodělané projekty a úkoly, a je těžké se soustředit. Nedomyté hrnky, svačina a tlusté katalogy dodavatelů upoutávají naši pozornost a odvádí nás od právě řešeného úkolu. To samé platí o nástěnkách a zdích okolo…kolikrát za den opravdu potřebuji přehled všech plánovaných modelů BMW do roku 2020?

Vyzkoušejte si půldenní experiment (doporučuji pátek):

  1. Dejte vše z očí – třeba pod stůl. Nechte na stole pouze to na čem potřebujete pracovat – papír a tužku nebo počítač.
  2. Začněte pracovat na nejdůležitějším projektu a pokud něco potřebujete a není to na stole, zkuste vymyslet, jestli činnost nelze udělat bez toho.
  3. Teprve, když to bez dané věci opravdu nejde, vezměte si ji z úložiště.

Kolik věcí máte nyní na stole? Jak se pracovalo? Nejlepší na tom je, že ty věci, které do teď byly pod stolem, vůbec nemusíte znovu na stůl dávat…

Na mém stole je po 3 měsících minimalismu toto:

  1. Počítač (monitor, notebook, klávesnice a myš)
  2. Kalendář
  3. 3x zvýrazňovač
  4. Tužka
  5. Propiska
  6. 2x pořadač (papíry do skartovačky+papíry potisklé jednostranně jako šmíráky)
  7. Jeden papír s plánem dne – tzv ToDoToday

Tyto věci jsem odstranil:

  1. Většinu psacích potřeb, nechal jsem jen 3 zvýrazňovače, kvalitní tužku a kvalitní propisku
  2. Držák na tužky – svých 5 psacích potřeb mám na noze monitoru
  3. Sponky, gumičky, klipy
  4. Sešívačku včetně žrádla pro koně – když ji potřebuji pujčím si ji…zatím se mi to nestalo:)
  5. Pořadače 4x – nemám „k vyřízení“ „k zatřízení“ „vyřízené“ „důležité“…prostě vše řeším hned a papíry posílám hned pryč
  6. 80% věcí z nástěnek a zdí – mám jen myšlenkové mapy 3 projektů, termínový plán a své 3 největší osobní cíle
  7. Všechny bloky a bločky
  8. Lepící lístečky
  9. Eurofólie a různé třídící vložky do šanonů
  10. Kalkulačku
  11. Pozornosti obchodních partnerů (propisky, autíčka, přívěsky…)
  12. Zásobník na vizitky a všechny vizitky – vše mám elektronicky
  13. Papíry k otevřeným úkolům a projektům

2 Minimalizované papíry

Je to těžké, ale jde to! Míval jsem 6 pořadačů…nezávisle na tom, jak byly pojmenované, jakmile tam byl papír, jakoby navždy zmizel. Jednoduše jsem zapomněl, že tam je. Proč ho tam tedy dávat, když ho budu mít v ruce až před vánoci při ročním úklidu? A co tedy z těmi papíry?

  1. Naučit se je nepřijímat. Spoustu papírů dostaneme, nebo si je sami vezmeme…stačí říct „Pošlete mi to mailem“.
  2. Netisknout zbytečně. Netisknout dopředu „až se to bude hodit“ a netisknout pro ostatní – posílat dokumenty mailem ať si to zájemci vytisknou sami.
  3. Stávající papíry můžeme naskenovat / vyfotit telefonem, nebo vyhodit (velmi elegantní způsob). Pokud si představíme skenování a ukládání, papíry třídíme agresivněji – je dobré toho využít, osobně mi zbyly 3 papíry, které mi stály za skenování…

3 Minimalistická komunikace

Pro mne osobně největší výzva. V pravcovním prostředí je obvzlášt důležité se vyjadřovat přesně a jasně, aby nedošlo k nedorozumnění. Minialista se soustředí na důležité věci a snaží se potlačit vše, co ho od cílů odvádí…tedy i zbytečná slova. Zpočátku je důležitá příprava:

  1. Co chci, aby se druhá strana dozvěděla?
  2. Jak to řeknu, aby to druhá strana pochopila a bylo to co nejkratší? (je dobré si to ze začátku napsat a vyškrtat doplňková slova bez významu)

Skvělým tréninkem je pro mne psaní blogu. Po napsání určité části si položím tyto dvě otázky a začnu škrtat…

Inspirovala mne i tzv. elevator speech…

4 Minimalizovaný počítač

Podobně jako pracovní stůl se chová i počítač, zvlášť pokud s ním pracujete denně. Identifikoval jsem 3 základní oblasti, které je dobré minimalizovat:

  1. Plocha – ideálni je tam nemít nic, pokud to nejde tak 3 nejdůležitější věci, které potřebuju opravdu každý den.
  2. Adresáře – rozmyslet si, jestli je nutné daný soubor ukládat a jestli s ním budeme často pracovat. Pokud ne, tak i email je archiv a dnes už většinou spolehlivý.
  3. Lišta – tam kde jsou vidět otevřené aplikace. Mějte otevřené jen to, co potřebujete k vyřešení úkolu, na kterém právě pracujete. Opravdu není nutné mít otevřený jídelníček kantýny celý den…

4 Minimalistické Todo listy

Smíříme-li se s nedokonalostí na úkor jednoduchosti, dokončíme více věcí, které k dokonalosti opravdu vedou.

Todo listy jsou v dnešní době nutností a ve větších firmách mají standardizovanou podobu. Sám jsem člověk posedlý detaily a než jsem se vědomě seznámil s minimalismem, vedl jsem si velmi detailní úkolovník. Měl okolo 9 položek, které bylo nutné vyplňovat a měl jsem detailní přehled o všem ohledně daného ůkolu…dodnes se divím kolik jsem tomu věnoval času.

Problémem detailních todo listů je, že se samy stanou obsahlým úkolem. Úkolem, který je pravidelný a negeneruje výsledky. Vzdalují se hlavní myšlence todo listu – připomenout nám důležité kroky vedoucí k výsledkům. Minimalistovi jde o to, aby s todo listem strávil co nejméně času:

  1. Minimum polí/sloupců
  2. Jasně popsaný úkol – abych i za týden věděl co jsem to vlastně…

Jak tedy vypadá minimalistův todo list?

  • Koupit 4 černé plechy 2x1m a opravit kůlnu   Jonáš: 18.3.
  • Natřít všechny okapy – i na pergole   Kuba: 20.4.
  • Napsat jídelníček na 2 týdny a dát na nástěnku   Maruška: 12.3

 

Máte-li nápady, zkušenosti, nebo dobré rady, komentujte, přemýšlejte, hledejte cesty a šiřte myšlenku vědomého minimalismu.